يعد حفظ الملفات على جهاز الكومبيوتر أمرًا ضروريًا في العمل، لأن ذلك يتيح لك العودة في وقت لاحق واستئناف عملك. كما يمكن مشاركة تلك الملفات مع الآخرين. لكن ما هي خطوات حفظ الملف لأول مرة من أجل حماية عملك من الأخطاء؟
فالملف هو أيقونة في جهاز الكومبيوتر، يخزن البيانات والمعلومات، أو الأوامر المستخدمة في برنامج الكومبيوتر. وقد تتواجد آلاف الملفات على جهاز الكومبيوتر، لذلك لا بد من تنظيمها وترتيبها.
تخزن ملفات الكومبيوتر على محرك أقراص سواءً محرك الأقراص الثابتة أو على قرص مرن، أو على DVD. كما يمكن تخزينه في مجلد. لذلك سنتناول في مقالنا كيفية حفظ الملف لأول مرة، وأنواع الملفات، وجملة من المعلومات الخاصة بحفظ الملفات.
عناصر المقالة
خطوات حفظ ملف لأول مرة
للمحافظة على عملك من الضياع، عليك حفظ الملفات بانتظام، وفق الخطوات التالية:
- اضغط على “الحفظ باسم” (save as): إنشاء الملفات بانتظام لإنشاء نسخة من الملف باسم جديد.
- اسْمِ الملف باسم مفيد: عند حفظ الملف الجديد، سيطلب منك إنشاء اسم للملف. اختر اسمًا يتيح لك التعرف عليه. كذلك يجب التأكد من معلومات التاريخ واسم المؤلف. لأن ذلك يساعد على إيجاد ما تحتاجه عند البحث عن ملف معين على جهاز الكومبيوتر.
- تحقق من الصيغة عند حفظ الملف: عند حفظ الملف لأول مرة، اختر حفظ باسم، لإنشاء نسخة جديدة، كما يمكن تغيير صيغة الملف بالنقر على القائمة المنسدلة أسفل الملف.
- نظم مجلدات الحفظ الخاصة بك: أغلب أنظمة التشغيل تنشئ مجلد المستندات الذي ستوضع فيه ملفاتك المحفوظة تلقائيًا، وذلك تبعًا للإعدادات الافتراضية. كما أن معظم الإصدارات الحديثة من نظام ويندوز تستخدم المكتبات لحفظ الملفات في مكان واحد.
- تعلم اختصارات لوحة المفاتيح: يمكن اختصار الكثير من الوقت، عند تعلم اختصارات لوحة المفاتيح، خاصةً في حالات حفظ عدد كبير من الملفات، بالضغط على ctrl+S أو Smd+S بنظام ماك، سيحفظ الملف.
- النسخ الاحتياطي للملف: إن النسخ الاحتياطي يجنبك فقدان البيانات في حالات توقف الكومبيوتر فجأة، ويعني ذلك نسخ الملفات المحفوظة من المستندات والوثائق إلى قرص صلب خارجي أو تحميلها على خدمة التخزين السحابي.
أنواع ملفات الكومبيوتر
يحتوي الحاسب على ملايين الملفات من أشهرها:
ملفات الوثائق من أنواع ملفات الكمبيوتر
هي الملفات التي يمكن عرضها عن طريق مفكرة، أو مايكروسوفت وورد، أو أدوبي، أو إكسل، ومن أهم أنواع تلك الوثائق: الملفات النصية وهي الملفات الأكثر استخدامًا، تتضمن معلومات مكتوبة، ومن أشهر برامج إعداد وتحرير الملفات النصية:
- Microsoft word.
- Adobe reader.
- Wordpad.
كما أن للملفات النصية امتدادات تتمثل بـ Doc، وDocx. يستخدمها برنامج مايكروسوفت أوفيس، كما يمكن إعداد ملفات نصية طويلة عبر استخدام مايكروسوفت وورد، لكن قد يكون هناك مشكلة في اختلاف شكل العرض عن التنسيق الأصلي عند مشاركته عبر الإنترنت، أو نقله من جهاز لآخر.
ملفات النظام
قليلة أو عديمة الاستخدام، لكن من الضروري وجودها على جهاز الكومبيوتر لكي يعمل جيدًا، توجد تلك الملفات ضمن مجلد مخفي في WINDOWS.
ملفات الوسائط المتعددة
هي كافة أنواع الموسيقا، والصور، ومقاطع الفيديو الموجودة على الجهاز ومن أشهرها:
- GIF: هو شكل من أشكال الصور النقطية، كما يعد الأكثر استخدامًا عبر الإنترنت، ويعني أن الصورة تتألف من أجزاء صغيرة جدًا تسمى البكسل، فهو عبارة عن خوارزمية تضغط البيانات دون خسارة أي جزء منها. يعد هذا التنسيق ملائمًا لحفظ ملفات الصور والرسومات القليلة الألوان.
- JPEG: يستخدم هذا التنسيق في الكاميرات الرقمية، تضغط خوارزمية هذا التنسيق البيانات مع فقدان جزء منها، أي تحتفظ بالمعلومات المرئية للمشاهد من الصورة، وتزيل أية معلومات لا تراها العين. يتميز ذلك التنسيق بصغر حجم الملف، لذلك خلال تحميله من الكمبيوتر إلى الإنترنت أو بالعكس، يكون ذلك بسرعة، كما أنه يعمل على أي نظام تشغيل.
- PNG: يعتمد ذلك التنسيق على الضغط بدون فقدان للمعلومات، حيث يقدم صورةً عالية الجودة، يمكن استخدامها على الإنترنت، مع المحافظة على ألوان الصورة الأساسية، يتميز التنسيق بصناعة الصور بدون خلفية،كالشعارات أو صورة منتج، لكن ما يعيبه كبر حجم الملف.
- Mp4: يستخدم هذا التنسيق لجميع مقاطع الفيديو الموجودة على الإنترنت، يحتوي هذا الملف على فيديو وصوت وترجمات، يعتمد خوارزمية ضغط تنتج ملفًا خفيف الحجم، يحمل بسهولة من الكمبيوتر إلى الإنترنت أو بالعكس.
ملفات البرامج
تدعى تلك الملفات بالملفات التنفيذية، وتكون بامتداد exe، لكن تتوفر بامتدادات أخرى مثل osx، وINF، وcmd.
أهمية حفظ الملفات
من أهم الفوائد المترتبة على حفظ ملفات الكمبيوتر ما يلي:
- الثقة العالية في الحصول على المعلومات الضرورية بأي وقت، دون الخوف من فقدانها.
- توفير الوقت في عملية الحفظ اليدوي، عبر جدولة هذه العملية لتنفذ بشكل تلقائي.
- الأمان من خلال حفظ المعلومات الضرورية على أقراص الحفظ وتخزينها.
ضغط الملفات إلى أصغر حجم
إن ضغط الملفات يساعد في التقليل من مساحة الأقراص المستهلكة في تخزين الملفات الكبيرة، ويمكن ضغطها من خلال اتباع ما يلي:
- فتح الملف المطلوب إنشاء الملف المضغوط بداخله.
- تحديد “خيار جديد”. بعد ذلك اختيار “ضغط المجلد” من تبويب الصفحة الرئيسية.
- تسمية الملف المضغوط والنقر على زر “الإدخال”.
- نقل الملفات المراد ضغطها إلى داخل الملف المضغوط المنشأ، ولإعادتها للحجم الأصلي تسحب إلى الخارج.
إيجابيات وسلبيات ضغط الملفات
إن ضغط الملفات وفك ضغطها يحدث بسرعة، فعلى الرغم من أن ضغط الملفات يوفر مساحةً أكبر على القرص الصلب، إلا أن العمل مع ملف مضغوط يحتاج إلى وقت أطول من العمل مع ملف غير مضغوط، ذلك لأن Windows يعمل على ضغط الملف وإعادة ضغطه عند الاستخدام. فأجهزة الكمبيوتر تحتوي على مساحة كبيرة على القرص الثابت، لكن لا ينصح بضغط الملفات إلا عند الضرورة.
إن عملية حفظ الملفات ليست بالصعبة، وهي من الطرق السليمة التي تكفل استرجاع الملفات عند الحاجة، دون فقدان أي جزء منها.